Neil Robertson, avocat associé au sein du département Droit des Sociétés, Fusions & Acquisitions, a rédigé un article consacré aux fraudes en entreprise « La fraude : un enjeu majeur pour l’entreprise, comment l’éviter ? ».
Dans cet article, Neil Robertson revient sur les principaux risques liés à la fraude auxquels les entreprises peuvent être confrontées.
Il y présente notamment les outils indispensables pour se prémunir efficacement contre ces risques grandissants : délégation de pouvoirs, contrôle rigoureux des accès bancaires, formation continue des salariés, mise en place d’une charte informatique et utilisation accrue de l’intelligence artificielle pour détecter les anomalies financières.
En 2021, selon Harvard Business Review, chaque année la fraude interne représente une perte d’au moins 5% du chiffres d’affaires des entreprises. Un phénomène qui n’a cessé de croitre puisqu’en 2024, une étude PwC établit que 41% des entreprises, au niveau mondial, ont été victimes d’une fraude.
Pour preuve, des affaires de fraude touchent régulièrement des entreprises de renom.
Notamment, en septembre 2024, l’enseigne Kiabi a confirmé avoir été victime d’une fraude estimée à 100 millions d’euros. L’ancienne employée aurait procédé selon la technique des « comptes rebonds ». Ce mécanisme consiste à multiplier les transferts de fonds via différents comptes à l’étranger pour éviter de pouvoir établir un lien entre eux.
La Ligue Nationale de rugby (« LNR ») a également été victime d’une fraude financière de près de 82.000 euros réalisée par son ancien comptable. Le suspect aurait reconnu, après son arrestation, avoir "remplacé le RIB" d’une société de sonorisation employée par la LNR "par un autre numéro correspondant à l’un de ses comptes bancaires".
Afin de lutter efficacement contre la fraude, la mise en place de certains outils s’avère nécessaire afin de s’en prémunir. Notamment :
- La délégation de pouvoirs
- Le contrôle des accès bancaires
- La formation des salariés
- Edicter une charte informatique
- Et contrôler régulièrement la trésorerie
1. La mise en place d’une délégation de pouvoirs
La délégation de pouvoirs permet au délégataire de connaître précisément les pouvoirs dont il dispose, à savoir ce qu’il peut faire ou ne pas faire.
Les représentants légaux des sociétés ne peuvent, bien entendu, que déléguer les pouvoirs qui leur sont spécifiquement attribués Une délégation de pouvoirs doit être précise, tant en termes d'objet que de durée.
Les statuts de l’entreprise peuvent librement déterminer les conditions de cette délégation.
Il convient de déterminer le champ d’application de leurs pouvoirs, les opérations réalisables et les montants jusqu’auxquels ceux-ci peuvent opérer. La délégation, lorsqu'elle est correctement mise en place, constitue ainsi un outil efficace pour lutter contre la fraude au sein de l'entreprise.
2. Le contrôle des accès bancaires
Il est essentiel de mettre en place un contrôle rigoureux de l'accès aux comptes bancaires de l'entreprise afin de prévenir toute tentative de fraude.
Cela implique de limiter l'accès aux seules personnes autorisées, généralement des cadres de confiance, et de définir clairement les responsabilités de chacun en matière de gestion des fonds.
En cas de mouvements frauduleux, l’entreprise dispose déjà d’un visuel clair sur qui pouvait avoir accès aux comptes bancaires.
Contrôler qui peut avoir aux accès bancaires suppose également d’instaurer une séparation des tâches. Une personne ne doit pas cumuler plusieurs rôles sensibles, comme la gestion des paiements et la validation des transactions.
Là encore, la délégation de pouvoirs s’avère utile. Par exemple, en déléguant la gestion des finances à un responsable distinct de celui qui effectue les paiements, l'entreprise garantit une double vérification des transactions, ce qui limite les possibilités de fraude.
3. La formation des salariés
Il est crucial que tous les employés, et en particulier ceux qui sont en contact direct avec des processus financiers ou des informations sensibles, soient formés régulièrement sur les bonnes pratiques en matière de sécurité, d’éthique et de détection des comportements frauduleux.
En sensibilisant les employés à l'importance de la transparence et de la vigilance, et en leur fournissant des outils pour signaler des comportements suspects, mais également en leur apprenant à réagir rapidement, l'entreprise renforce sa capacité à détecter et prévenir les fraudes.
4. La mise en place d’une charte informatique
L’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’informations (« ANSSI ») recommande d’élaborer une charte informatique, représentant une bonne pratique à mettre en place au sein de l’entreprise.
Elle doit inclure des directives strictes concernant la gestion des mots de passe, le traitement des informations confidentielles, et les comportements à adopter en cas de tentative de phishing ou d'autres cyber attaques.
La charte doit néanmoins être régulièrement mise à jour pour tenir compte de l'évolution rapide des technologies et des menaces.
5. Le contrôle régulier de la trésorerie
En effectuant des vérifications fréquentes des flux de trésorerie, l'entreprise peut rapidement détecter toute anomalie ou irrégularité, comme des paiements non autorisés ou des transactions suspectes.
La mise en place de ces contrôles permet d'identifier les fraudes potentielles.
A l’aune où l’intelligence artificielle se développe massivement, celle-ci pourrait être utilisée afin de détecter dans l’entreprise des opérations frauduleuses. Selon une étude Statista, en 2024, seulement 20% des entreprises françaises ont intégré l’intelligence artificielle (« IA ») dans leurs processus internes. Grâce à sa capacité d’analyse de millions de données, l’IA serait capable de signaler des dépenses douteuses qui ne correspondent pas aux habitudes de l’entreprise.
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